Что должен делать ИП при найме работников

Если предприниматель работает самостоятельно, он платит налоги в ПФР только за себя. Но ситуация меняется, если ему нужны наемные работники. Меняется состав отчетности в ФНС, появляется необходимость зарегистрироваться в ФСС, сдавать в фонд отчетность и платить взносы.

Читайте, как получить регистрационный номер, и что будет, если игнорировать требования законодательства и не сдавать отчетность в ФСС.

Должен ли ИП регистрироваться в фондах

Когда будущий бизнесмен получает в ФНС свидетельство о постановке на учет в качестве налогоплательщика, сведения о нем уже переданы в пенсионный фонд для присваивания регистрационного номера.

А вот в ФСС налоговики данные не передадут. При наличии наемных работников ИП придется обращаться туда самостоятельно.

Как зарегистрироваться в ФСС: пошаговая инструкция

У работодателя есть два способа исполнить требование законодательства:

• прийти в территориальное отделение со всеми необходимыми документами;
• подать заявление в дистанционном формате.

Посещение территориального подразделения

Если предприниматель ранее никогда не обращался в ФСС, узнать адрес своего отделения можно на официальном сайте фонда. Далее остается в приемные часы прибыть к инспектору на прием. При себе необходимо иметь:

• общегражданский паспорт;

• печать (при наличии);

• заявление о регистрации в качестве страхователя в соответствии с требованиями приложения №2 к Административному регламенту Фонда № 574н;

• документы, подтверждающие наличие наемных работников (трудовые книжки, договоры, приказы о приеме на работу).

По завершении всех бюрократических процедур предпринимателю на руки выдают Уведомление о регистрации страхователя.

Регистрация в удаленном формате

Если нет желания или времени лично посещать отделение ФСС, можно воспользоваться порталом Госуслуги. Для этого необходимо:

1. Зарегистрироваться на сайте.

2. Сначала выбрать раздел «Каталог услуг», потом «Органы власти». Далее остается только перейти непосредственно на вкладку ФСС.

3. Здесь вас интересует пункт «Регистрация страхователей, заключивших трудовой договор с работником», а в нем следующий подпункт, в котором физлица могут зарегистрироваться в качестве страхователей при найме работников.

4. Нажимайте кнопку «Получить услугу» и заполняйте форму на экране. Все необходимые документы предварительно сканируются, файлы прикрепляются к заявлению.

   Ответ из ФСС должен поступить через 1 рабочий день.

Когда нужно обратиться в ФСС

На уровне законодательства ИП дается ровно 30 дней, начиная с момента подписания трудового контракта с наемным работником, на то, чтобы подать в ФСС заявление о регистрации в качестве страхователя.

Важный момент! Если вам требуется сотрудник не на постоянную занятость, а для разового выполнения определенной работы, вы можете заключить с ним договор гражданско-правового характера. В этом случае ни регистрироваться в ФСС, ни платить взносы на травматизм не нужно.

Если же работники нужны на постоянной основе, с ними заключаются полноценные трудовые договора. И здесь уже нужно платить взносы и в ПФР, и в ФСС.

Какая отчетность сдается в ФСС

Если ИП нанимает сотрудников на постоянной основе или по договорам ГПХ, он обязан по итогам каждого квартала предоставлять в территориальное подразделение ФСС расчетную ведомость 4ФСС. Сроки и формат сдачи зависят от численности работников:

• на бумаге имеют право отчитываться те, у кого менее 25 наемных работников. В территориальном подразделении отчет без штрафов примут не позднее 20 января, апреля, июля и октября;

• все остальные отчитываются исключительно в электронном формате. Подготовить и сдать отчет нужно не позднее 25 января, апреля, июля и октября с учетом переноса из-за выходных дней.

Если меняется ОКВЭД, то до 15 апреля в ФСС предоставляется подтверждение основного вида деятельности с данными за предшествующий год.

Отчетность в ПФР

Если ИП пользуется трудом наемных работников, его с отчетностью ждут и в ПФР. В эту контролирующую инстанцию надлежит сдавать формы:

1. СЗВ-М по итогам каждого прошедшего месяца. Крайний срок — 15-е число.
2. СЗВ-СТАЖ и ОВД-1. Их готовят по итогам каждого завершенного года. Срок сдачи — не позднее 01 марта.

Перед ПФР предприниматели обязаны отчитываться даже в том случае, если работы выполнялись по договорам ГПХ.

Отчетность в ФНС

В налоговую инспекцию ИП готовит самый большой пакет отчетов и расчетов:

1. Расчет по страховым взносам (РСВ). Он ежеквартальный. На подготовку и сдачу по окончании отчетного периода дается 30 дней.

2. Сведения о среднесписочной численности работников. Их нужно подготовить в январе по итогам прошедшего года и сдать не позднее 20 числа.

3. 6-НДФЛ. Подготовкой и сдачей данного отчета приходится заниматься ежеквартально. Дается на это 30 дней.

4. Справки 2-НДФЛ. Их готовят по итогам прошлого года на каждого, кто получил от ИП хотя бы 1 рубль в качестве заработной платы. Крайний срок сдачи — 1 апреля.

Важный момент! Справку 2-НДФЛ нужно выдавать каждому сотруднику при увольнении. Еще один значимый момент касается расчетов, деклараций и прочей отчетности. Ее составляют в отношении всех уволенных вплоть до полного завершения года и предоставления во все контролирующие инстанции полного пакета отчетов.

Что будет, если не зарегистрироваться в ФСС

Если предприниматель по разным причинам игнорировал требования законодательства, его ждут штрафы. Размер зависит от длительности просрочки, наличия смягчающих обстоятельств:

• менее 90 дней — в бюджет придется отдать 5 тысяч рублей;
• свыше 90 дней — размер штрафа увеличивается до 10 тысяч рублей.

Основание для наложения штрафных санкций – 125-ФЗ (ст. 19). Но на этом неприятности для ИП не заканчиваются. Штраф в размере 500-1000 рублей может быть наложен и в соответствии со ст. 15.32 КоАП РФ. Конкретная сумма штрафа определяется непосредственно территориальным подразделением ФСС или судом. Важно отметить, что наличие одного штрафа не отменяет возможность наложения другого.