Первичная документация. Виды и срок хранения

Практически все хозяйственные организации невозможно провести без составления необходимой первичной документации.

ФЗ установил некоторые сроки по хранению документов:

• Бухгалтерские и финансовые отчеты, первичные документы, аудиторские заключения хранятся в специально предназначенные для них сроки. Сроки на документацию не должны быть меньше 5 лет (информация указана в федеральном законе № 402 статья 29 пункт 1);
• Учетные и другие виды документации, связанные с введением бухгалтерии, электронных документов, в том числе и неподдельность электронной подписи должны храниться не менее пяти лет. На протяжении всего времени пока документация использовалась, допустимый срок не учитывается (Закон №402 статья 29 пункт 2);
• Директор компании должен полностью обеспечить надежное хранение документации бухгалтерского отчета. Также он обязан, обеспечь защиту документации от изменений (Закон №402 статья 7 пункт 1);

Срок хранения некоторых документов должен составлять не менее четыре года.

ВИДЫ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА

К таким документам относят:

• Договор – документ, который осуществляется во время заключения сделки. Чаще всего его составляют и в нем прописываются: условия сделки, сроки и детали выполнения услуг и многое другое. Договор составляется в двух экземплярах. Он заверяется мокрой печатью и подписями от обеих сторон. Практически все договора хранятся 5 лет, за исключением “Договора аренды недвижимого имущества». Его сохраняют не больше 10 лет;
• Счет оплаты – бланк, в котором представитель компании указывает полную стоимость услуг или продукции, что предоставляет. Если покупателя устраивает установленная цена, он оплачивает предоставляемый ему счет. Бланк хранится не больше 5 лет;
• Бланки по отчетам, чеки – документы, с помощью которых можно подтвердить, что за товары и услуги было оплачено. К этой категории также можно отнести платежные поручения и требования. Срок хранения не больше 5 лет;
• Чек (накладная) – используют во время оформления документации по продажам или отпуске товаров. Документ оформляют в двух экземплярах и подтверждают подлинность подписями обеих сторон. Срок хранения 50 лет;
• Акт работ или предоставления услуг – документация, благодаря которой можно подтвердить согласование между двумя сторонами. В акте указывают виды услуг, сроки выполнения, а также их стоимость. Исполнитель сам составляет документ и выдает клиенту. Сохраняется в архиве до 50 лет;

Все документы хранятся в архивах организаций.